Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies („Polityka”) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z prowadzeniem przeze mnie działalności gospodarczej pod firmą Virtutask Kinga Waliszewska, w szczególności w związku z prowadzeniem strony internetowej www.waliszewska.pl, profili w mediach społecznościowych oraz świadczeniem usług wirtualnej asystentki ds. nieruchomości na terenie Warszawy.
Zastrzegam sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce. Przyczyną modyfikacji mogą być w szczególności zmiany przepisów prawa, rozwój technologii, wdrożenie nowych narzędzi lub inne obiektywne przyczyny związane z prowadzeniem działalności. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie www.waliszewska.pl.
§1. Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem danych osobowych jest Kinga Waliszewska, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Virtutask Kinga Waliszewska, NIP: 5361878927, z adresem korespondencyjnym: ul. Świeradowska 47, Warszawa („Administrator”).
Kontakt z Administratorem jest możliwy pod wskazanym adresem korespondencyjnym, pod adresem e-mail: kingawaliszewskaa@gmail.com, a także za pośrednictwem profili w mediach społecznościowych prowadzonych przez Administratora (m.in. Instagram @managerka_mieszkan).
Kontaktując się z Administratorem w jeden z powyższych sposobów, przekazujesz swoje dane osobowe, np. imię, adres e-mail, numer telefonu czy treść wiadomości.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”) oraz innymi aktualnie obowiązującymi przepisami prawa.
§2. Definicje
Administrator: Kinga Waliszewska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Virtutask Kinga Waliszewska, NIP: 5361878927.
Dane osobowe: Informacje identyfikujące lub pozwalające na identyfikację konkretnej osoby fizycznej, np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, numer PESEL czy dane dotyczące nieruchomości i najmu przekazywane w toku współpracy.
Klient: Osoba fizyczna lub przedsiębiorca korzystający z usług Administratora (właściciel nieruchomości, agencja, deweloper, partner biznesowy).
Polityka: Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies.
PKE: Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, która od 10 listopada 2024 r. zastąpiła ustawę Prawo telekomunikacyjne w zakresie zasad wykorzystywania plików cookies oraz zgód marketingowych.
RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
Serwis: Strona internetowa dostępna pod adresem www.waliszewska.pl wraz z jej podstronami oraz formularzem kontaktowym.
Użytkownik: Każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis, profile w mediach społecznościowych Administratora lub korzystająca z usług opisanych w Polityce.
§3. Jakie dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z Serwisu?
Serwis umożliwia Użytkownikowi kontaktowanie się z Administratorem poprzez formularz kontaktowy i przekazanie mu danych identyfikacyjnych, kontaktowych oraz związanych z treścią zapytania.
Administrator gromadzi także dane związane z aktywnością Użytkowników w Serwisie, takie jak: czas spędzony na stronie, przeglądane podstrony, data i źródło wizyty oraz adres IP.
Administrator wchodzi w posiadanie danych Użytkownika przede wszystkim w związku z jego własnymi działaniami, tj. gdy Użytkownik kontaktuje się z Administratorem, umawia się na konsultację (np. za pośrednictwem kalendarza online), zamawia usługę lub rozpoczyna współpracę.
W związku ze świadczeniem usług (zarządzanie najmem, przygotowanie dokumentów do sprzedaży nieruchomości, przepisanie liczników, formalności i kontakt z dostawcami mediów, obsługa awarii, aranżacja mieszkań, współpraca z agencjami nieruchomości) Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do wykonania zlecenia oraz zawartej umowy, np. imię, nazwisko, adres nieruchomości, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego oraz – w zakresie wynikającym z konkretnego zlecenia – inne dane niezbędne do przygotowania dokumentów, umów najmu czy kontaktu z dostawcami mediów.
§4. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej dane są przetwarzane?
Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w celu:
- przygotowania i realizacji umowy o świadczenie usług (m.in. zarządzania najmem, przygotowania dokumentacji, obsługi formalności) oraz realizacji wynikających z niej uprawnień – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
- udzielenia odpowiedzi na korespondencję przesłaną przez formularz kontaktowy, e-mail lub media społecznościowe – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) i f) RODO;
- umówienia konsultacji lub spotkania za pośrednictwem narzędzia do rezerwacji terminów online – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
- analizy ruchu w Serwisie, zapewnienia jego bezpieczeństwa oraz dostosowywania treści – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- prowadzenia działań marketingowych i promocyjnych w mediach społecznościowych – na podstawie zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora, tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- wykorzystywania plików cookies na zasadach opisanych w §11 – na podstawie zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz przepisów PKE;
- wystawienia rachunku, faktury oraz spełnienia obowiązków podatkowo-księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami prawa podatkowego;
- ustalenia, obrony i dochodzenia ewentualnych roszczeń – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
§5. Dane przetwarzane w związku z usługami zarządzania najmem i nieruchomościami
Ze względu na charakter świadczonych usług, w części dotyczącej zarządzania najmem, formalności oraz kontaktu z dostawcami mediów, Administrator może występować w dwóch odrębnych rolach wobec danych osobowych.
Administrator danych
W zakresie danych osobowych Klientów (właścicieli nieruchomości, przedstawicieli agencji i deweloperów) przekazywanych bezpośrednio Administratorowi w celu nawiązania i realizacji współpracy – Administrator działa jako administrator danych osobowych w rozumieniu RODO i stosuje wobec tych danych zasady opisane w niniejszej Polityce.
Podmiot przetwarzający (procesor)
W zakresie, w jakim w toku wykonywania zlecenia (np. weryfikacji najemcy, przygotowania i obsługi umowy najmu, kontaktu z dostawcami mediów, przepisywania liczników) Administrator przetwarza dane osobowe osób trzecich – w szczególności najemców, kontrahentów lub innych osób wskazanych przez Klienta – czyni to wyłącznie w imieniu i na udokumentowane polecenie Klienta, który pozostaje administratorem tych danych. Zasady takiego przetwarzania określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana z Klientem na podstawie art. 28 RODO, a niniejsza Polityka nie zastępuje postanowień takiej umowy.
Uwaga: jeśli regularnie zawierasz umowy powierzenia przetwarzania danych z klientami (właścicielami nieruchomości), warto mieć przygotowany osobny wzór takiej umowy – to odrębny dokument od niniejszej Polityki i nie jest jej częścią.
§6. Prawa Użytkownika związane z przetwarzaniem danych osobowych
RODO przyznaje osobom, których dane dotyczą, następujące uprawnienia:
- prawo do bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych oraz otrzymania ich kopii (art. 12–14 RODO);
- prawo dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
- prawo do sprostowania, uzupełnienia i uaktualnienia danych osobowych (art. 16 RODO);
- prawo do usunięcia danych, tzw. prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO);
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO);
- prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO).
Nie każde z powyższych uprawnień przysługuje w każdym przypadku – zależy to od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych. Brak podania danych niezbędnych do realizacji umowy lub obsługi zapytania może uniemożliwić jego wykonanie.
§7. Jaki jest okres przechowywania danych osobowych?
Okres przetwarzania danych osobowych zależy od rodzaju usługi oraz celu przetwarzania:
- dane związane z realizacją umowy o świadczenie usług są przechowywane przez czas trwania współpracy oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń z niej wynikających;
- dane związane z wystawieniem rachunku lub faktury są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
- dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do momentu jej wycofania;
- dane związane z analizą ruchu w Serwisie, gromadzone za pośrednictwem plików cookies, są przechowywane do momentu wygaśnięcia danego pliku cookie lub wycofania zgody.
Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
§8. Bezpieczeństwo danych
Dane osobowe Użytkowników są przechowywane i chronione z należytą starannością, zgodnie z wdrożonymi przez Administratora środkami technicznymi i organizacyjnymi, mającymi na celu zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieupoważnionych, ich utratą lub nieuprawnioną zmianą.
Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, zobowiązane do zachowania poufności.
§9. Przekazywanie danych podmiotom trzecim
Dane osobowe Użytkowników mogą zostać przekazane podmiotom, z których usług Administrator korzysta w związku z prowadzeniem Serwisu i działalności, w tym w szczególności:
- dostawcy usług hostingowych dla strony www.waliszewska.pl;
- biuro rachunkowe / system do fakturowania – w zakresie prowadzenia obsługi księgowej i wystawiania dokumentów sprzedaży;
- dostawca narzędzia do rezerwacji terminów online (kalendarz konsultacji);
- podwykonawcy i zleceniobiorcy współpracujący z Administratorem przy realizacji usług dla Klientów (np. ekipy remontowe, hydraulicy, elektrycy) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania danego zlecenia;
- urzędy i instytucje publiczne (np. urząd skarbowy, ZUS) – w celu realizacji obowiązków prawno-podatkowych.
Uwaga: podaj tu dokładną nazwę i adres dostawcy hostingu Twojej strony oraz biura rachunkowego / systemu do fakturowania, z którego korzystasz – znajdziesz je w regulaminie lub polityce prywatności danego dostawcy.
Podmioty przetwarzające dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
- Google LLC (USA) – w zakresie korzystania z narzędzi analitycznych (Google Analytics) oraz usług Google Workspace;
- Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, D02 X525, Irlandia (dane mogą być dalej przekazywane do USA) – w zakresie prowadzenia profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) oraz wykorzystywania piksela Meta i wtyczek społecznościowych;
- dostawca narzędzia do rezerwacji terminów online (jeśli ma siedzibę poza EOG) – w zakresie umawiania konsultacji.
Podstawą przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy są standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej (UE) 2021/914 lub – w przypadku podmiotów posiadających odpowiedni certyfikat – ramy prawne Data Privacy Framework (UE–USA). Administrator i dostawcy usług zapewniają odpowiedni poziom ochrony przekazywanych danych.
Cel i zakres przetwarzania danych przez wskazanych dostawców opisują ich własne polityki prywatności:
- Facebook – https://www.facebook.com/privacy/explanation
- Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875
- Google – https://policies.google.com/privacy
§10. Pliki cookies i technologie śledzące
Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli krótkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika podczas przeglądania strony.
Zgodnie z ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, wykorzystywanie plików cookies oraz podobnych technologii (m.in. pikseli, tagów) – innych niż niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika lub zapewnienia bezpieczeństwa – wymaga uzyskania uprzedniej, wyraźnej zgody Użytkownika, wyrażonej przed rozpoczęciem takiego przetwarzania. Zgoda musi spełniać wymogi RODO, tj. być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, oraz może zostać w każdej chwili wycofana równie łatwo, jak została wyrażona.
Podczas pierwszej wizyty w Serwisie Użytkownikowi wyświetlany jest baner z informacją o stosowaniu plików cookies oraz możliwością wyrażenia lub odmowy zgody na poszczególne kategorie cookies. Serwis nie stosuje mechanizmu domyślnie zaznaczonych zgód.
Serwis wykorzystuje następujące kategorie plików cookies:
- niezbędne – konieczne do prawidłowego działania strony, niewymagające zgody;
- analityczne – Google Analytics, służące do analizy ruchu i sposobu korzystania z Serwisu, wymagające zgody;
- marketingowe / społecznościowe – piksel Meta oraz wtyczki społecznościowe (Facebook, Instagram), wymagające zgody.
Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej, w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć już zapisane pliki. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.
§11. Logi serwera
Korzystanie z Serwisu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym Serwis jest umieszczony. Każde zapytanie jest zapisywane w logach serwera, obejmujących m.in. adres IP, datę i czas zapytania, informacje o przeglądarce oraz adres strony, z której nastąpiło przekierowanie. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celach administracyjnych i technicznych oraz nie są kojarzone z konkretnymi osobami.
§12. Media społecznościowe
Administrator prowadzi profile w mediach społecznościowych, w tym na Instagramie (@managerka_mieszkan). Na profilach tych publikowane są treści dotyczące działalności Administratora. Administratorzy portali społecznościowych (Meta Platforms Ireland Limited) rejestrują zachowania Użytkowników za pomocą własnych plików cookies i podobnych technologii przy każdej interakcji z profilem oraz udostępniają Administratorowi ogólne, zanonimizowane statystyki dotyczące odbiorców (np. wiek, płeć, lokalizacja). Zasady przetwarzania danych w ramach samych platform społecznościowych określają regulaminy i polityki prywatności ich dostawców.
§13. Zmiany w Polityce
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, rozwojem technologii lub wdrożeniem nowych narzędzi. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji Polityki w Serwisie wraz z datą jej ostatniej aktualizacji.
§14. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kingawaliszewskaa@gmail.com lub korespondencyjnie na adres: ul. Świeradowska 47, Warszawa.